Vedtekter for Oslo Schakselskap, stiftet 4. februar 1884
1. Formål
Oslo Schakselskap (OSS) skal være et samlingssted for sjakkinteresserte, og gjennom sjakklig virksomhet av forskjellig art arbeide for økt innsikt og ferdighet i spillet. OSS er en ren sjakklubb, og intet annet spill er tillatt innenfor dens enemerker uten ved spesiell tillatelse fra styret.
2. Tilslutning
OSS er tilsluttet Norges Sjakkforbund gjennom Oslo og Omegn Sjakkrets.
3. Medlemmer
a) Enhver kan etter skriftlig søknad til styret opptas som medlem.
b) Nye hovedmedlemmer innmeldes i Norges Sjakkforbund uten unødig opphold. OSS utreder kontingent til krets og forbund for disse.
c) Bimedlemskap i OSS forutsetter hovedmedlemskap i en annen klubb tilsluttet Norges Sjakkforbund. Bimedlemmer i OSS har møte- og forslagsrett, men ikke stemmerett på generalforsamlingen. De er ikke valgbare til styrende organer. I den utstrekning NSFs lover gir adgang til det, kan det tas opp støttemedlemmer som ikke har rett til å delta i OSS’ elo-ratede turneringer, og som ikke meldes inn i NSF. Støttemedlemmene har ellers de samme rettigheter som bimedlemmer.
d) Godkjent medlemskap må fornyes hvert år ved innbetaling av ny årskontingent innen angitt frist. Ved manglende innbetaling av kontingent, kan medlemskapet opphøre.
e) Hvis et medlem gjør seg skyldig i disiplinære forseelser, har styret adgang til å frata vedkommende medlemskapet for et fastsatt tidsrom eller på ubestemt tid. Et medlem som på denne måte blir suspendert eller ekskludert, har adgang til å appellere til generalforsamlingen.
4. Oslo Schakselskaps organer
a) Den øverste myndighet er generalforsamlingen.
b) Den daglige drift ivaretas av styret.
c) Virksomheten rettet spesielt mot barn og ungdom ivaretas i nært samarbeid med ungdomsorganisasjonen, Oslo Schakselskaps Ungdom (OSSU).
d) Lokalene eies av Johs. G. Heftyes Gave, og et eget styre har ansvar for forvaltningen av gaven i samsvar med bankier Johs. G. Heftyes gavebrev av 28/12.1918.
e) En valgkomité på 3 medlemmer som skal legge frem en komplett innstilling til samtlige valg (med unntak av valgkomité) på generalforsamlingen.
Valgkomiteens innstilling må ta hensyn til at styrets leder, nestleder og kasserer, styremedlemmene i Johs. G. Heftyes Gave og revisorene må være myndige.
5. Generalforsamlingen
a) Den ordinære generalforsamlingen avholdes innen utløpet av første kvartal. Generalforsamlingen varsles minst 4 uker før møtedagen med beskjed om møtedag og frist for innsending av forslag. Forslag må være styret i hende senest 2 uker før møtedagen. Endelig innkalling sendes ut av styret minst 1 uke før møtedagen og skal inneholde generalforsamlingens dagsorden samt oversikt over samtlige forslag som ønskes behandlet.
b) På den ordinære generalforsamlingen behandles alle saker vedrørende den daglige drift, virksomheten til Johs. G. Heftyes Gave, samt rapport og eventuelt regnskap for annen virksomhet – som f.eks. gaver og fond. Følgende saker skal stå på dagsorden og behandles:
I. Konstituering:
– Godkjenning av innkalling og dagsorden
– Valg av møteleder
– Valg av sekretær for møtet
– Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen
II. Styrets årsberetning
– Inkludert rapport om alle deler av klubbens virksomhet med OSSU
III. Regnskap med revisjonsberetning
– Spørsmål om ansvarsfrihet for styret
IV. Fastsettelse av kontingent og godkjenning av budsjett
V. Innkomne forslag
VI. Valg
– Styre på 5-9 medlemmer. Leder, nestleder og kasserer må være myndige. Følgende verv skal det foretas konkret valg til: leder, nestleder, kasserer og junioroppmann. Junioroppmann velges etter innstilling fra OSSU.
– Ett medlem med personlig vara til styret for Johs. G. Heftyes Gave. Må være myndig.
– 2 revisorer. Må være myndige.
– Øvrige valg
– Valgkomité på 3 medlemmer etter forslag fra styret
c) Beslutninger fattes med alminnelig flertall unntatt i spørsmål etter vedtektenes punkt 12 og 13. Alle hovedmedlemmer over 16 år har stemmerett. Ved alle personvalg kan ethvert medlem forlange skriftlig avstemning.
d) Ved likt stemmetall anses fremlagte forslag som falt. Dette gjelder ikke spørsmål om styrets ansvarsfrihet der det ved stemmelikhet er meddelt ansvarsfrihet. Ved likt stemmetall ved valg avgjør loddtrekning.
e) Ekstraordinær generalforsamling avholdes når styret eller minst 1/3 av medlemmene ber om det. Skriftlig innkalling med angivelse av årsaken sendes til medlemmene minst 2 uker før møtedagen. Ekstraordinær generalforsamling kan kun behandle de saker som er angitt i innkallingen.
6. Styret
a) Den daglige drift ivaretas av styret, som har ansvar for gjennomføringen av de oppgaver som generalforsamlingen pålegger det. Styret er forpliktet av intensjonene i klubbens vedtekter, samt til å holde seg orientert om og iverksette de lover, beslutninger og bestemmelser som gjelder innenfor Norges Sjakkforbund og Oslo og Omegn Sjakkrets.
b) Styret skal bestå av 5-9 medlemmer og bl.a. ivareta følgende oppgaver/funksjoner: forvalter (materiell, bibliotek, premier osv.), turneringsleder og IT-ansvarlig (hjemmeside mv.).
c) Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede. For vedtak kreves alminnelig flertall blant de fremmøtte styremedlemmer.
d) Styret oppnevner de komiteer og utvalg (f.eks. turneringskomité) det anser nødvendig.
e) Styret avholder minst ett møte i året med OSSU for å legge opp strategi for felles og separate mål og å samordne arrangementsplaner.
7. Oslo Schakselskaps Ungdom
a) Ungdomsvirksomheten ivaretas i nært samarbeid med ungdomsorganisasjonen, Oslo Schakselskaps Ungdom (OSSU). OSSU er en selvstendig virksomhet med egne vedtekter.
b) Alle medlemmer i OSS under 26 år er også medlemmer av OSSU, såfremt de ikke utrykkelig reserverer seg mot dette.
c) Til OSS sin ordinære generalforsamling avgir styret i OSSU en kort rapport om virksomheten det forløpne år og innstiller på ett medlem til styret i OSS.
8. Vedtekter for Johs. G. Heftyes Gave
Klubbens lokaler eies av Johs. G. Heftyes Gave, og et eget styre har ansvar for forvaltningen av gaven i samsvar med bankier Johs. G. Heftyes gavebrev av 28/12.1918.
A. Gavens kapital kr 50.000,- er anbrakt i aksjer i A/S Bogstadveien 30 Byggeselskap, Oslo. Oppstår det spørsmål om anbringelse av kapitalen i andre midler, skal anbringelse prinsipielt skje etter samme regler som for umyndiges midler. Etter enstemmig beslutning i gavens styre og med tilslutning av generalforsamlingen i Oslo Schakselskap, kan midlene anbringes på annen måte.
B. Enhver disponering av gavens kapital krever underskrift av hele styret (eventuelt suppleant for styremedlem, som har forfall). Ethvert verdipapir eller annet dokument som representerer kapitalen skal gis tilsvarende urådighetspåtegning.
C. Gavens kapital utgjør en selvstendig formuesmasse som i utgangspunktet skal være urørlig for Oslo Schakselskap. Dog kan gavens formuesgoder pantsettes til fordel for låneopptak til finansiering av overtakelsen av hybelleiligheter i Bogstadveien 30 samt nødvendig rehabilitering av klubbens lokaler.
For øvrig kan gaven med en nøktern og forsvarlig risikovurdering oppta lån til anskaffelse av formuesobjekter og realverdier. Slike lån kan sikres med pant i gavens formuesgoder. Lånet skal avdras på normal avdragstid for tilsvarende lån. Låneopptak skal alltid være avhengig av enstemmig beslutning i gavens styre og med tilslutning av generalforsamlingen i Oslo Schakselskap.
D. Kapitalavkastningen skal av gavens styre anvendes i overensstemmelse med de ønsker giveren har gitt uttrykk for i gavebrevet av 28/12.1918. Avgjørelsen treffes ved flertallsbeslutning.
E. Gavens styre består av 2 medlemmer av Oslo Schakselskap med personlige suppleanter samt den til enhver tid fungerende formann i klubbstyret (med viseformann som suppleant). Det velges ett styremedlem med personlig suppleant hvert år med 2 års funksjonstid.
Ved styremøter i gaven skal så vidt mulig også suppleanter være tilstede, dog uten stemmerett. Over alle beslutninger i styremøter og endringer i styret skal det føres protokoll.
F. Styret plikter å føre regnskap for gaven. Regnskapet følger samme regnskapsår som den øvrige virksomhet innen Oslo Schakselskap og skal behandles på klubbens generalforsamling.
G. Revisor for Heftyes gave er en av de 2 på generalforsamlingen valgte revisorer. Revisor kontrollerer regnskapet og påser at reglene om kapitalens plassering blir fulgt. Revisor skal i gavens årsregnskap gi sin påtegning med eventuelle bemerkninger i form av en revisjonsberetning.
H. Skulle Oslo Schakselskap bli oppløst, ved lovlig generalforsamling i henhold til klubbens vedtekter, bestemmer den generalforsamling som oppløsningen besluttes på, hvilken sjakklubb i Oslo som skal inntre i Oslo Schakselskaps rettigheter og forpliktelser. Det fungerende styre i gaven skal fortsette inntil det skjer nyvalg etter statuttenes pkt. E.
I. Gavens statutter kan innenfor rammen av gavebrevet av 28/12.1918 endres etter enstemmig styrebeslutning i gaven og med tilslutning av generalforsamlingen i Oslo Schakselskap.
9. Kontingent
Kontingenten fastsettes av generalforsamlingen. Hvis det til en generalforsamling ikke foreligger forslag om endringer i kontingenten fra styret eller andre, skal den eksisterende kontingenten videreføres.
Generalforsamlingen fastsetter også regler og satser ved eventuell generell kontingentreduksjon for spesielle grupper som f.eks. studenter, aldersbestemte klasser, trygdede og for personer bosatt utenfor Oslo og omegn sjakkrets. Styret har imidlertid adgang til etter skriftlig søknad å innvilge redusert kontingent til medlemmer som kan dokumentere at det foreligger spesielle grunner for en slik reduksjon.
10. Æresmedlemskap
Personer som over tid har gjort en fremragende og uegennyttig innsats for OSS og/eller norsk sjakklivs fremme, kan utnevnes til æresmedlemmer. Slike utnevnelser foretas av generalforsamlingen etter innstilling fra styret.
11. Gaver og fond
Når OSS mottar donasjoner, fastsetter donator hva midlene skal benyttes til og om det eventuelt skal opprettes et spesielt fond med egne statutter. Fondsstyrer plikter å fremlegge regnskap for fondenes forvaltning på den ordinære generalforsamling.
12. Vedtektsendringer
Forandring i disse vedtekter kan kun foretas av den ordinære generalforsamlingen, og for beslutningsdyktighet ved vedtektsendringer kreves det at minst 1/8 av medlemmene er til stede. Endringer i vedtektene krever 2/3 flertall. Er generalforsamlingen ikke beslutningsdyktig til å behandle vedtektsendringer, innkalles det til ekstraordinær generalforsamling. Denne er beslutningsdyktig uansett fremmøte.
13. Oppløsning
Eventuelt spørsmål om oppløsning av OSS må behandles på ordinær generalforsamling og krever 2/3 flertall for å bli vedtatt. Blir OSS oppløst, tilfaller dets midler og eiendeler Norges Sjakkforbund, som skal bruke dem til beste for sjakklivet i Oslo og omegn sjakkrets. Dette gjelder ikke dersom generalforsamlingen samtidig med oppløsningen velger en interregnumskomité på minst 5 medlemmer som får til oppdrag å arbeide for en rekonstruksjon av klubben innen 2 år. I en slik situasjon vil Norges Sjakkforbunds styre midlertidig forvalte midlene.
Når det gjelder lokalene, vises det til hva som fremgår under Johs. G. Heftyes Gave.
Disse vedtekter ble vedtatt på ordinær generalforsamling 3. mars 2009 og erstatter tidligere vedtekter.
Kommentarer